21. MULTITASKING

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Juanito, ya tenía claro los puntos importantes para gestionar su equipo, pero… ¿y qué hace con todas las tareas que tiene que hacer?  ¿Por dónde empezar? Juanito estaba un tanto agobiado y sobrepasado. Cuando llegaba a casa, no desconectaba y le daba vueltas a todo lo que tenía que hacer. De hecho, no conseguía dormir bien y esto le estaba afectando negativamente….

En la oficina, Juanito empezaba una tarea y cuando llevaba la mitad, entraba otra y se ponía con la nueva. Y para colmo no dejaban de interrumpirle… que si el teléfono, que si visitas inesperadas, urgencias de última hora… Conclusión: ¡tenía mucho qué hacer y estaba todo a medias!  Y lo peor de todo, ¿qué le iba a decir a su jefe? ¿Qué no le daba tiempo?

-No… mi tiempo es mío y todos disponemos del mismo, entonces… ¿qué es lo que hago yo para que no llegue a todo?- se preguntaba Juanito.

Juanito observó que a algunos compañeros no les ocurría esto. Entregaban las tareas en plazo, se organizaban… ¡y estaban tranquilos!

-Qué suerte, ¿cómo lo harán?, se preguntaba  Juanito. Así que decidió comentarlo con sus pingüi-compañeros: ¿Cómo lo hacéis? ¿Cuál es el secreto? Sus compañeros le dieron una serie de recomendaciones:

  • Utiliza una agenda diaria. Lo mejor es que cuando termines tu jornada te apuntes las tareas para el día siguiente. Puedes utilizar una agenda de toda la vida o bien el calendario del correo de la oficina. Ponte alarmas para que te avise y bloquéate espacios de tiempo para las tareas.

 

  • Concéntrate en tu intervalo de tiempo donde eres más productivo. Todo el mundo tiene un intervalo de tiempo en su día donde se muestra realmente eficaz. Por ejemplo, si has descubierto que haces mejor tu trabajo entre las 9 y las 12, resérvate este espacio para escribir o hacer tareas que requieren concentración y sean importantes.

 

  • Lleva preparadas las reuniones para ir directamente a lo importante y no entrar en temas de poco valor o temas que no se puedan llevar a cabo.

Juanito estaba muy agradecido por los consejos, pero sentía que le faltaba algo más. Así que decidió ir a hablar con su compañera de Recursos Pingüinos a ver si le podía echar una mano. Su pingüicompañera, le dio unas claves importantes:

Lo primero es distinguir entre las tareas importantes y urgentes y las que no. La matriz de Steven Covey puede ayudar a identificar a qué dedicas tu tiempo:
Matriz de Steven Covey

Fuente: http://www.integramasmas.com/la-matriz-de-steven-covey-y-su-aplicacion-a-la-productividad/

 

  • El cuadrante 1 contiene las tareas que son importantes y urgentes. Aquí se incluyen las tareas que van con tu propósito laboral y que requieren atención inmediata. Un ejemplo puede ser una queja de un cliente que hay que resolver de manera inmediata si esto implica perder al cliente. Es importante y es urgente.
  • El cuadrante 2 incluye las tareas que son importantes pero no urgentes. Son tareas que te han marcado como objetivo pero no requieren atención inmediata. Un ejemplo de esto podría ser desarrollar un plan de desarrollo para tu equipo.  No es una tarea urgente pero es importante que se haga.
  • El cuadrante 3 se refiere a aquellas tareas que si bien no son importantes son urgentes. En realidad son tareas urgentes para otras personas, pero no están dentro de tus objetivos. Muchas de estas tareas aparentan que están en el cuadrante 1 pero por el hecho de no ser importantes no lo están. Ejemplos: llamadas, pedidos, tareas administrativas… éstas pueden delegarse o eliminarse.
  • En el cuadrante 4 se encuentran aquellas tareas que no son importantes ni urgentes pero que seguimos realizando por costumbre. Estas tareas implican un desperdicio del tiempo. Un ejemplo de ello podría ser cuando nos distraemos haciendo algo que no nos aporta nada ni a nosotros ni a los demás y por lo tanto resulta en una pérdida de tiempo

 

Además, a Juanito le recomendaron un libro muy ameno y con consejos prácticos: ¡Tráguese ese sapo!, de Brian Tracy.

Juanito, volvió a su sitio y comenzó a apuntar todas las tareas que tenía que realizar y las colocó en la matriz. Además, también analizo el tiempo que dedicaba a cada una. Esto le permitió ver de una manera más clara cómo perdía el tiempo con tareas que no le aportaban nada. Así que comenzó un plan de acción con toda la información recogida por sus pingüicompañeros.

De hecho, nuestro amigo Juanito, hasta impartió una sesión de formación a su equipo con sus aprendizajes. Desde entonces, Juanito ha notado una mejora considerable en su trabajo. No se siente tan estresado y tiene más energía para llevar a cabo sus tareas.

“Nunca hay tiempo suficiente para hacer todo, pero siempre hay tiempo suficiente para hacer las cosas más importantes”

“Uno de los peores usos del tiempo es hacer muy bien algo que no había ninguna necesidad de hacer”

 

ANA PRADA VIDUEIRA

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